עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  

אודות
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
נושאים
ארכיון
פוסט מספר 9
29/12/2018 20:40
Shir

חדשנות בטויוטה:

.a Factor #5: Tolerance for failure, מדוע כישלונות חשובים לחדשנות ארגונית?

על פי המאמר של חברתטיוטה כישלונות הינם דבר נחוץ לחדשנות ארגונית מכיוון שניתן ללמוד בעזרת הכישלונותדברים רבים אשר יגרמו לשיפור החברה והעובד בפרט. בצורה זו, הן העובד והן החברה יצליחולפתח את עצמם באמצעות לימוד עצמי, לקיחת סיכונים ולמידה מהניסיון של כישלונות שלהחברה ולכן חשובה השיתופיות והפתיחות בחברה.

כתוצאה מכך, מתוך הידיעהכי הכישלון הוא בסיס ללמידה והתפתחות- חברת טויוטה פתוחה לסיכון זה, ועל פיהפילוסופיה שלהם עובדים אשר טועים לא ייענשו על כך אלא יוערכו יותר על כך שמנסיםלפרוץ דרכים חדשות.

 

bFactor #14: Availability of reward mechanismsfor innovation, כיצד מתגמלים בטויוטה על חדשנות ואת מי מתגמלים.

חברת טויטה החליטה לאמץאת שיטת התגמול האמריקאית ולתגמל לפי צוותים ולא על פי הפרט. עפ"י סוג תגמולזה ניתן לבחון את העובדים לפי הצלחה קבוצתית ובעקבות כך נראה כי העבודה המשותפתתיהיה טובה יותר ויווצר מצב של עשייה קבוצתית ותחרות בין צוותים להשגת תגמול. כמוכן, כל חבר בקבוצה יקבל בונוס שווה. שיטה זו מעלה את המוטיבציה בקרב העובדים בכךשיש שיפור של העבודה בצוות משום שכולם רוצים לחתור יחד למטרה ולהצליח כצוות, השיטהמגבירה את השאיפה למצוינות ויוצרת תחרות בריאה בין הצוותים השונים אשר רוצים לקבלאת הבונוס.

 

אוקיינוסים כחולים בישראל:

איזה תהליך חדשני גרם לחברת בגיר להצליח בחו"ל?

חברת בגיר היא חברה ליצורחליפות – מוצר שמרני שאין כל צורך לשפרו. בגיר התמקדה בלקוח עיקרי גדול יחיד אך בעקבותמשבר של אותו לקוח, הוא הפסיק את יחסיו עם חברת בגיר ועזב אותה. בגיר נכנסה למשברכלכלי רציני מכיוון שהצלחתה הייתה תלויה בלקוח זה.

המנכ"ל החליט להפוךאת האסון להזדמנות והחליט לראות בחליפה זו יתרון תחרותי על פני אחרים. ההמצאה הייתהחליפה שניתן לכבס לבד בבית במכונת כביסה ביתית, ללא צורך בניקוי יבש. דבר זה כמובןמאוד מושך צרכנים שהרי זה מוזיל את עלות החליפה עצמה ברגע שאין עוד עלויות נלוות,ובנוסף נחסך גם זמן שהלקוח היה משקיע בהתעסקות עם הניקוי היבש. בגיר הצליחו לשמורעל מחיר החליפה ממוצע ביחס לשוק (כ-200 דולר) למרות הרעיון החדשני, וכך החליפההמיוחדת זכתה להצלחה גדולה והחברה הצליחה להגדיל את מעגל הלקוחות שלה ולפרוץלשווקים נוספים בחו"ל. בשנת 2003 זכתה החברה בפרס לחדשנות עקב כך.

 

 

מודל "סנפיר הכריש" באימוץ מוצר חדשני:

מודל "סנפירהכריש" זהו מודל אימוץ מוצר כלומר מבטא את חיי המוצר ברגע כניסתו לשוק. כניסהשל מוצרים רבים לשוק תוך הורדת המחירים ושמירה על איכות גבוהה, יוצרים פעמים רבותבאזז תקשורתי- מידע מופץ במהירות בחדשות וברשתות החברתיות ולכן פעמים רבות ניתןלראות עלייה מהירה ברכישה של מוצר מסוים. משום שהשוק היום מאוד תחרותי ייתכן כימהר מאוד נראה חיקויים או מוצרים שמהר מאוד מדביקים את הפער ומשתמשים באותןטכנולוגיות של המוצר המקורי, ואז לרוב ישנה ירידה במכירות של אותו מוצר. העלייההחדה במכירות בהתחלה והירידה שאחריה יוצרים גרף דומה לסנפיר של כריש ולכן המודלנקרא כך. במודל זה קיימים 5 מצבים אשר יוצרים את צורתו של סנפיר הכריש:

1.      המחדשים- הם החלוצים, אלה שרוכשים את המוצר ממשמהראשונים, מאופיינים כלוקחי סיכונים.

2.      המאמצים המקדימים- מאמצים את המוצר בשלב מוקדם,לרוב בעלי מצב כלכלי טוב וצעירים.

3.      הרוב המקדים- לקוחות אשר רוכשים את המוצר לאחרששעו עליו ביקורות טובות.

4.      הרוב המאחר- לקוחות יחסית זהירים, מאמצים את המוצרקצת מאוחר מהממוצע.

5.      המשתהים- מפחדים מחידושים ושינויים, מעדיפיםמוצרים ישנים ומוכרים וסביר להניח שלא יאמצו את המוצר כלל.

 

0 תגובות
פוסט מספר 8
22/12/2018 19:29
Shir

תחזוקה מתוכננת (scheduledmaintenance) ותחזוקה תחזיתית (predictive maintenance)

תחזוקה מתוכננת היא תחזוקה הפועלת עפ"י לו זמנים ודורשת תכנון,תיאום גבוה בין מחלקות שונות וקביעת הוראות ברורות, מכך סוג תחזוקה זה נקרא גםתחזוקה מונעת. התחזוקה מיושמת במועדים אשר נקבעו מראש בכדי להבטיח את פעילותםהתקינה של כלל הרכיבים במשך התקופה הנתונה. באופן אידיאלי, תחזוקה זו מאפשרת למזער עלויות של פעולות תחזוקההנעשות לשווא – שוטפות או מתוכננות.

תחזוקה תחזיתית היא תחזוקה שעוקבת אחרי מצב המכונה בפועל וקובעתמתי יש צורך בתחזוקת המכונה, על השיטה לתת מרווח זמן הגיוני על מנת להוציא לפועל אתהטיפול הנדרש לפני שהתקלה נוצרה. בשיטה זו קיימת פונקציה המאפשרת אבחון מוקדם שלמקור התפתחות התקלה ומאפשרת לקבוע לוחות זמנים נוחים מבחינה תפעולית ולבצע בהתאםאת עבודות התחזוקה השוטפות שימנעו נזק במכונה. באופן אידיאלי, תחזוקה תחזיתית מאפשרת למזער עלויות של פעולותתחזוקה הנעשות לשווא – שוטפות או מתוכננות. התחזוקה התחזיתית נעשיתבאופן ממוקד ולכן מאפשרת למזער הזמן בו הציוד אינו זמין ואףניתן למזער עלויות מסוימות שנלוות לתחזוקה.

 

למרות היתרונות הרבים של תחזוקה תחזיתית, תחזוקה זו אינה ישימה עבור ציודמסוים ואף ולעיתים קרובות העלות של ציוד הניטור הוא גבוה. נוסף על כךנדרשת רמה גבוהה של מיומנות וניסיון בתחזוקה של שיטה זו בכדי לפרש בצורה נכונה אתהנתונים מה שמוביל להעסקת עובדים קבלנים לשם יישום עבודה זו.
לכן, על החברה להעריך את אסטרטגיית התחזוקה בהתאםלציוד תוך שיקולים של יעילות, עלויות ואמינות.

 

כתוצאה מהשוני בין 2 התחזוקות, על החברה להעריך את אסטרטגיית התחזוקהבהתאם לציוד תוך שיקולים של יעילות, עלויות ואמינות.

 


דוגמה של מערכת/מכונה מורכבת והידע הדרוש כדי לבצע תחזוקה בהתאם לתחזית

הגדרת מערכתמורכבת היאמערכת המכילה מספר גדול של מרכיבים אשר משפיעים זה על זה. מערכות מורכבות עשויות,מעצם הגדרתן, להציגהתנהגות מורכבת ומאוד לא-סדירה, שבה קשה לחזות מה מרכיב מסוים יעשה במשך הזמן, אםכי בפרקי זמן מסוימים מערכת מורכבת עשויה גם להציג התנהגות פשוטה יחסית.

 

דוגמא למכונה מורכבת הינה מכונת ה"תמי 4" המשמשת לסינון מיברז והפיכתם הראויים לשתייה ובנוסף מרתיחה מים. המערכת יכולה לעשות מספרפעולות בו זמנית כמו חימום המים תוך כדי מזיגת המים הקרים.

בכדילבצע תחזוקה תחזיתית נצטרך לדעת מתי השימוש במכונה החל, כמה שימוש נעשהומתי הוחלף כל חלק בפעם האחרונה. כמו כן, יש לשמור נתונים על מכונות זהות בכדילבצע השוואות ובכך נוכל לחזות כמה שימוש ניתן לעשות בכל חלק ולהחליף אותו לפנישמגיע למקסימום שלו. כמו כן, יש לחזות את עומס השימוש במכונה על מנת להעריך מראשמתי נגיע לשימוש המקסימלי של כל חלק ולדאוג לחלקי חילוף בהתאם.

 

 

 

0 תגובות
פוסט מספר 7
13/12/2018 14:35
Shir

קהילות ידע הינן קבוצות של אנשים המקושרים ביניהם, על בסיס תחום עיסוק משותף, למידה, פרויקט משותף, או כל מטרה אחרת. כמו כן, הן מאפשרות שיתוף ידע בין האנשים, אם במפגשים פנים אל פנים, ואם בדרך וירטואלית


דוגמאות לצרכים ארגוניים וצרכים אישיים שאפשר לתת להם מענה באמצעות קהילות ידע:

צרכים אישיים:

-          פתרון בעיות - בעזרת כניסה לקהילה השייכת לאותו תחום ניתן לשתף ולקבל מידע בין אם גלוי ובין אם סמוי מהקהילה וכך לפתור בעיות אשר עולות כשנכנסים לתחום

-          יצירת קשרים עם אנשים בעלי תחומי עיניין זהים - בעזרת הקהילות ניתן ליצור חברויות חדשות עם אנשים בעלי תחום עניין משותף.

-          הדרכות והתייעצות עם מומחים - דרך קהילות הידע ניתן לקבל הדרכות בתחומים שונים על ידי מומחים וכן להתייעץ איתם בנושאים השונים.

צרכים ארגוניים:

-          שיתוף ידע בין עובדים - במסגרת הארגון כאשר נתקלים בבעיה מקצועית שלא מוצאים לה פתרון ניתן לפתוח דיון של בעלי ידע על מנת לפתור בעיות ארגוניות שונות.

-          שימור ידע בארגון - כאשר אנשים מרגישים שהם שייכים לקבוצה הם מרגישים בעלי כוח ולכן יותר טוב להם בעבודה. באמצעות קהילות ידע נוכל לשמר את הכוח האירגוני הטוב ובכך לאפשר שיפורים בעבודת הארגון.

-          גיוס עובדים חדשים - באמצעות קהילות ידע ניתן לגייס אנשים דומים לאותם חברי הקבוצה.

 

דוגמאות לצרכים ארגוניים וצרכים אישיים שאפשר לתת להם מענה באמצעות ויקי ארגוני:

צרכים אישיים:

-          נוחות -  כל המידע הדרוש לנו נמצא במקום מרוכז אחד ומוגדר וניתן להגיע בקלות למידע.

-          נגישות – המידע נמצא ברשת וניתן להתחבר אליו מכל מחשב ומכל מקום ובנוסף לכך, מאובטח !

-          תיעוד ומקורות מידע - עבור כל מידע יש נתונים על מי שהזין אותו ולכן במידה ויש לנו שאלות אנחנו יכולים ליצור איתו קשר וכך ללמוד את מה שאנחנו לא יודעים.

צרכים ארגוניים:

-          שימור ידע בארגון – מאפשר שמירה ותיעוד של הידע ולכן מאחר והמידע מצוי בויקי הארגוני, הארגון יחשוש פחות מאיבוד ידע עקב עזיבת עובד.

-          גישה -  בעזרת הויקי ניתן לתת גישה לנתונים עבור עובד בכל זמן ומכל מקום, דבר אשר יכול להעלות את תרומת עבודות של עובד בכל שיעבוד מהבית ויתרום עוד לארגון גם כשאינו נמצא פיזית במשרד.

  • קלות באיסוף המידע - תהליך איסוף הידע בארגון יכול להיות ארוך, מסובך ומלא במכשולים. באמצעות ויקי ארגוני ניתן לאסוף את  הידע בקלות על ידי צ'יפור האנשים שיחלקו מידע ובכך לתרום לשימור הידע בחברה.

בעיות ארגונית שניתן לפתור באמצעות קבילות ידע ובויקי:

בעיות ארגוניות שניתן ורצוי לפתור באמצעות קהילות ידע הן בעיות הדורשות דיון, בעיות שאין להן תשובה חד משמעית או שכאשר מידע של הבעיה הוא ייחודי .
לעמת זאת, בעיות ארגוניות שניתן ורצוי לפתור באמצעות הויקי הן בעיות שאנו מחפשים הגדרות מסוימות, כללים, דברים שהם קבועים ולא ניתנים לערעור, בדר"כ בעיות אלו יהיו פחות מורכבות ויותר מוכרות שהתקיים עליהם דיון בעבר
.

 

 

 

 

0 תגובות
פוסט מספר 6
12/12/2018 09:10
Shir

הגדלת אחוז העובדים שתורמים מידע וידע ברשתות חברתיות פנים-ארגוניות מהמקובל ברשת האינטרנט (1-9-90)

חוק  (1-9-90) אומר כי רק 1% בקרב המשתמשים ברשתות החברתיות יוצרים תוכן, 9% נוספים יגיבו ויתייגו את התוכן ואילו יתר המשתמשים יתבוננו, ורק יצרכו את המידע באופן פאסיבי.

הבעיה העיקרית היא שעובדים מעדיפים להקשיב לחברים שלהם ולא לאנשי הארגון (ובעיקר כאלו שנמצאים מעליהם בדרג הארגוני). לכן על מנת להגדיל את אחוז העובדים אשר תורמים מידע וידע ברשתות חברתיות פנים-ארגוניות, יש לשים דגש על מספר עקרונות מרכזיים:

1. יצירת מפגשים וירטואלים ובין אישיים, כך מידע חשוב עובר בצורה סמויה או גלויה ללא חשש של העובדים. העובדים מרגישים בנוח לשתף את המידע.

2. יצירת אמון  בארגון - ההנהלה בארגון צריכה לשאוף ליצור קשרים הדוקים בין המחלקות השונות בארגון. חיזוק הקשר בין האנשים השונים יוצרת הדדיות, המובילה לאמון גבוה יותר בין העובדים השונים.

3. עידוד יוזמה ושיתוף של מידע באמצעות הענקת תגמולים.

4. אפשרות לעריכת תכנים - מכיוון שלא כולם אוהבים ליצור תכנים מאפס, יש לתת את היכולת למשתתפים לערוך תכנים, ובכך להקל על חלק מהמשתתפים, ובכל זאת לעודדם לקחת יותר חלק.

5. הפיכת ההשתתפות בדיונים וביצרת התכנים לפשוטה - רשת חברתית הנה כלי המשמש לאינטרקציה בין גורמים שונים בארגון. לפיכך, נדרש לייצר אווירה אשר תעודד את העובדים השונים להתחבר ולהתעדכן זה עם זה. על הרשת להיות נעימה ומזמינה באמצעות שימוש בתמונות, סרטונים, סקרים והעלאת נושאים שונים לדיון. בצורה כזו ניתן ליצור עניין רב יותר אצל העובדים, ולעודד אותם לעדכן ולהתעדכן האחד עם השני.

 



"מניהול מטריציוני לניהול רשתי"

מאמר זה מתאר את מאפייניו של שיטת הניהול הרשתי, שימוש ברשת חברתית פנים - ארגונית אשר עשוי לעזור לעובדים לעמוד בדרישות מכמה סיבות.

1. עידוד שיתוף פעולה בין העובדים בארגון - על מנת להצליח דרוש שיתוף פעולה בין עובדי הארגון ולכן למשל רשת חברתית יכולה לקשר בין עובדי הארגון ולהקל על התלות בין אחד לשני. כמו כן, התקשורת כיום הינה מהירה, דבר אשר הופך אותה לנגישה לכולם ואם מישהו צריך להתייעץ בנושא מסוים הוא יכול לקבל תשובה על כך במהירות.

2. העצמת העובד ע"י מתן סמכות ואחריות לעובדים היות והרשת החברתית מהווה פלטפורמה לעובדים רבים לתפקד כמוקדי ידע ולשווק רעיונות חדשים בקרב אחרים.

3. יצירת קשי עבודה חדשים באמצעות הרשת אשר מאפשרת תקשורת עם גופים שונים אשר עשויים לסייע לארגון בתהליכים שהם חוצי ארגון כמו למשל שימור לקוחות.

0 תגובות
פוסט מספר 5
28/11/2018 11:32
Shir
מיקור המונים, מימון המונים

אתם עובדים בארגון שהחליט להיעזר במיקור המונים לצורך פיתוחרובוטים חדשים. באיזה תחום לדעתכם החליט הארגון שכדאי לו להיעזר במיקור המונים ?
מיקור המונים הוא שיטה שבה חברה מוציאה את הייצור אל ההמוניםבאינטרנט, במקום לבצע אותו באמצעות עובדים שכירים והארגון יכול  להשתמש בכך במספר תחומים: למידת צרכי הלקוח,יכולות ומטרות הרובוט וכל זה לפני תחילת הפיתוח. כמו כן, הארגון יכול להיעזרבמיקור המונים בכתיבת הקוד של פיתוח הרובוטים וכן לגייס כסף ולממן את הדבריםהנלווים בנוסף לפיתוח.
ע"י כך החברה תחסוך כסף רב ותגיע לתוצאות טובות , כפי שלמדנועל "חכמת ההמונים".


עליכם לבצע תחזית לגבי סיכויי ההצלחה היחסית של שלושה מוצריםהמיועדים לשוק מסוים. באיזו שיטה תבחרו ?
ישנן שיטות רבות לביצוע תחזית לגבי מוצר חדש בשוק כאשר בחירתהשיטה צריכה להיות תלויה במוצר אם הוא מוצר מחודש (תחליף משודרג למוצר שקיים כברבשוק) או מוצר חדש לחלוטין שאינו קיים בשוק כלל. רוב המוצרים ה"חדשים"שיוצאים הם מוצרים משודרגים/תחליפים למוצרים קיימים , לכן הייתי משתמש בנתונים היסטורייםעל מוצרים דומים/קודמים על מנת לבצע את התחזית על המוצר החדש אך אם היה מדוברבמוצר חדש שעדיין לא קיים בשוק כלל הייתי משתמשת במודל  Bass Diffusion אשר זהו מודל המחשבאת תחזית המוצר החדש על בסיס 3 ערכים:
1. ערך המייצג את הלקוחות החלוצים שאוהביםלרכוש מוצרים חדשים.
2. ערך המייצג את הלקוחות ה"עדר"שמגיעים אחרי לקוחות "החלוצים" .
3. פוטנציאל השוק של המוצר החדש.

 


הסיכונים במימון סטארט-אפ בשיטה של מימון המונים:

כאשר נשתמש בהמון על מנת לממן סטארט-אפ, נתחשב בכמה שיטותמרכזיות:

1. תרומה – בקשה מהציבור לתרום עבור צורך מסוים.

2. תמורה כלשהי לתורמים (כמו למשל שירות אשר יסופק בעתיד וכו')

3. רכישת חלק מהחברה למניות.

4. הלוואה – ההמונים משתמשים בה כמעין בנק.

5. רכישה מוקדמת של המוצר.

הסיכונים הם:

1. הכספים והתרומות שנוכל לגייס הם לא תמיד סכומים מדוייקים דברשיקשה עלינו בתיכון עתידה של החברה במשימות הנדרשות ובהקיף חזון והמטרה של החברה  .

2. כאשר אנו מקבלים את תמיכת ומימון ההמונים לעיתים מסויימותאנו נידרש גם לחלק את הבעלות על החברה בין מממנים אלו בצורה של מניות, או אחוזי שליטה בחברה.

3. חשיפת הרעיון והידע בשלב מוקדם. חשיפה זו מעמידה אותנובסיכון לכך שהרעיון יועתק ויפותח לשלב מתקדם יותר על ידי מתחרים או בעלי ענייןוממון.

 

לכן, כיוון שקמפיין מימון המונים הוא בעל נראות גבוהה וצריךלקחת בחשבון תרחישים של אי הצלחה בגיוס ההון, או כישלון בהבאת המוצר לשוק

 

 

 

0 תגובות
פוסט מספר 4
24/11/2018 20:53
Shir
שימור ידע
שימור ידע 

אחת הבעיות הנפוצותוהמוכרות ביותר בשימור ידע היא בעיית "המומחה העוזב" אשר עשוי לעזוב אתמקום עבודתו מסיבות שונות כגון: מעבר למחלקה אחרת, מעבר לחברה אחרת, פתיחת עסקמשלו וכמובן פרישה.
בכל אחד מהמקרים הללו קיימת מערכת יחסים שונה בין המומחה העוזב לארגון (גם בזמןעזיבת העובד וגם לאחריה) ולכן קיימות גישות שונות לשימור הידע של המומחה.

הבעיות בעזיבה:

- למומחה יש ידע אישי ייחודיהבעייתי להחלפה עם אדם אחר.

- כחלק מרשתות ידע בארגון, המומחה יכול להיותבעל חלקים חשובים ובעל ידע רב ויכולות בארגון שאין לאף אחדם אחר, מה שיכול להיותבעייתי להחלפה.
- למומחה יש את הידע של היכן למצוא את המידע הרלוונטי גם מתוך הידע המובנה בארגון,ואת ההרשאות לגשת אליו.

 

במאמר נבחנים שני מקריםאמיתיים של עזיבת מומחה:


1. פרישת מומחה למוצר הליבה בארגון קטן עד בינוני.למומחה העוזב יש ידע ייחודי וקריטי לארגון בנוגע להרכב הכימי וייצור המוצר ולכןאין שום מקור אחר לידע הזה. כמו כן, לא ידוע על שום ארגון אחר שעובד על משהו דומה.
פתרונות לשימור ידע:

- לתכנן מוקדם (כשנה לפני) על איך להעביר אתהידע בצורה מוצלחת וכתוצאה לחפש מועמד מתאים להחלפת העובד.

- המומחה ומחליפו צריכים להכיר ולשתף ידעבפרויקטים חשובים ובביקורי לקוחות.

- לתמוך במחליף בתיעוד ומיפוי מוצרים ותהליכיידע בדרכים מתאימות.

 

2. פתיחת עסק משלו ע"י מומחה לסטנדרטיזציהשל תהליכים לניהול ההון האינטלקטואלי של ארגון גדול. המומחה שומר על קשרים הטוביםעם הארגון וניתן לומר כי בשנים האחרונות עבד הרבה עם צוותים על מנת להגדיר אתתהליכי הסטנדרטיזציה, כך שקיים מידע מפורט המציג חלק מהידע של המומחה.

פתרונות לשימור ידע:

- פיצול הידע למספרתחומים ומחליפים. שני תדריכים נערכו לכל אחד מהמחליפים.

- הידע המובנה שהעובד יצר לפני עזיבתו, איפשרומספר קטן של פגישות על מנת להכשיר את המחליפים.

- המסמכים הרלוונטיים היו כבר קיימים, ולכן דרשורק שיפור ופיתוח.

- הגברת שיתוף הידע בקבוצות שהמומחה היה חבר בהםכך שיותר ידע יהיה בידי יותר חברים בקבוצה.

- יצירת מפת ידע המראה את מגוון ההוןהאינטלטואלי, מי מחזיק בו ביחס לתהליכי הסטנדרטיזציה שבו הידע הזה רלוונטי, וקישורלמסמכים הרלוונטיים.

 


מקור: Knowledge managementsolutions for the leaving expert issue

https://www.emeraldinsight.com/doi/full/10.1108/13673270810884246

 

0 תגובות
פוסט מספר 3
15/11/2018 19:39
Shir
OCR, mail, הגירת תכנים, מסמך דיגיטלי

כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס

Optical character recognition) OCR) הינה טכנולגיה שלזיהוי אופטי של אותיות ומספרים, שנסרקו על ידי סורק, מתמונה,מדף טקסט מודפס או מכתב יד, לקובץ או מסמך דיגיטלי, ממוחשב, שניתן להמשיך ולערוךאותו במחשב. במידה ויכניסו טכנולוגיה זו לארגון אשר מקבל דברי דואר מודפסים, הדבריאפשר ניהול ידע ואגירתו בצורה יעילה וחכמה כך שתאפשר שליפה יעילה של הדואר הדרוש.בנוסף לכך, העברת מכתבים לתוך מסמכים אלקטרונים מבטיח שהמכתבים לא ילכו לאיבודובכך לא יאבד מידע לארגון.

החשיבות של שילוב מסמכים דיגיטליים בזרימות עבודה (Work Flows) 

מדי יום עוברים בארגונים כמות גדולה מאוד שלנתונים ומסמכים אשר קריטיים והכרחיים לפעילותה העסקית של הארגון כאשר הרבה ממסמכים הללו באים לשימוש ע"י גורמים רבים בארגון ומחלקות שונות- דבר אשר עלול לגרום לכפילויות רבות כאשר כל מחלקה מחזיקה עותק משלה שגם לא בהכרח העדכני ביותר. אסור שיקרה מצב שמסמך שמור כמה פעמים בכמה תיקיות שונות אלא שמסמך צריך להיות שמור פעם אחת בלבד במקום אחד הגיוני. בכך ניתן למנוע את בזבוז המשאבים בחיפוש מסמכים ובעדכונם שכן יש לעדכן כל מסמך במקום אחד בלבד.

יתר על כן, מסמך דיגיטלי הינו מסמך ברור יותר, עם חתימה דיגיטלית ואף מאובטח יותרובכך ניתן להבטיח אמינות יתרה למסמכים בארגון.


החשיבות של הגירת תכנים

תהליך הגירת תכנים היינו העברת תכנים מערכת אחת (לרוב המוחלפת) אלמערכת חדשה אשר מחליפה אותה כדי להישען על ידע עברו לאפשר עבודה רציפה של הארגון.ישנה חשיבות עצומה לידע הקיים בארגון טרם השינויהיות והוא הבסיס ללמידה מטעויות והצלחות ולהפקת לקחים לטובת ייעול התהליכים בעתיד.חשיבות הגירת התכנים נובעת ישירות מחשיבות הידע הארגוני ולכן יש לוודא דיוקמירבי, מזעור טעויות והעברה מלאה ללא חוסרים באופן מסודר, כך שניתן יהיה להתמצאבקלות במערכת החדשה.

 

בארגון מסוים הוחלט לצרף אימיילים למערכת ניהולהתכנים הארגונית

 אימייל מכיל מידע רב חוץ מתכנו שעשוי לשמש אתהארגון בעתיד לצרכים שונים. לפעמים ישנה חשיבותלכלל המייל פרט לצרופות כמו למשל לתאריך או לפרטי השולח שכן פרטים אלו הינם קריטייםלהבנת תוכן וחשיבותו של המייל בנוסף לצרופות. לכן, לפי דעתי, בכדי לשמור על מידעשלם ומלא במערכת המידע, יש לשמור את כל פרטיו של המייל שכן המידע עשוי להיות חשובמאוד לארגון.

האחראיבארגון בעת שליחת המייל הינו השולח שכן הוא זה ששלח את המייל. אך עם זאת, אין ספקכי האחריות היא לא רק שלו, אלא גם של הארגון כי בסופו של דבר זה אינטרס של הארגון.לכן, מצד העובד חשוב שישמור את המיילים במערכת המידע ומצד הארגון לנסות לפתחבמערכת המידע אופציה לשמירה אוטומטית של המיילים הנשלחים ובכך למנוע מצבים בהםהעובד שכח לשמור את המייל.


0 תגובות
פוסט מספר 2
11/11/2018 19:03
Shir
צהל, תחקיר, לקחים

בעיות בתחקירים בצה"ל :


אין ספק כי ישנה בעיה גדולה בעיניין התחקיריםבצה"ל אשר נובעת ממספר סיבות:

הסיבה הראשונה היאשבצה"ל נהוג לבצע תחקירים רק כאשר נגרם נזק או אסון כלשהו ואילו כאשרהיה אירוע טוב לא יתחקרו אותו.

תחקיר מעצם הגדרתו הינו "בדיקה של אירוע או תופעה באופן המאפשרהסקת מסקנות" לאו דווקא כשמדובר באירוע רע אלא גם יכוללהיות אירוע טוב אשר רוצים לשמר את ההצלחה שלו ולכן חשוב להסיק מסקנות לשימור.בצה"ל לא נוהגים לשמר הצלחות ולכן הדבר עלול לגרום ליצירת אירועים לא טוביםשאותם יש לתחקר וזה חבל מכיוון שגם לא תמיד לומדים מהטעויות וגם לא משמרים אתההצלחות.

סיבה שנייה היא שלאחרתחקיר של אירוע לא טוב בצה"ל (או בכל ארגון אחר), יש המון הודעות אזהרהוסיפור על הפקת לקחים אך זיכרון האדם הינו קצר ולאחר זמן מה שוכח את התחקיר וחוזרעל אותה הטעות מחדש ובכך הדבר יוצר אסונות חוזרים (לא משנה כמה תחקירים ביצעו).

סיבה נוספת היאשבכירים בצה"ל פוחדים מהחשיפה האישית ומהבושה שעשו משהו לא בסדר ולכן מסרביםלדבר על טעויותיהם. (חשוב לציין שאם היו מנסים לשמר את ההצלחות והיו עושים תחקירחיובי, הם היו מדברים בשמחה מכיוון שכל אחד אוהב לדבר על הצלחותיו). סיבה זו מלמדתעל חוסר ההפנמה של התרבות הארגונית אותה מנסים לייצר באמצעות תחקירים. יש חוסר סדרבזיכרון הארגוני של ניהול הידע ברוב יחידות צהל ועל כן, חשוב להטמיע את מערכת זובצורות שונות.

 

החלק החשוב ביותר של תחקירים הינו הפקת לקחים ולכןאם לא יופקו לקחים ומסקנות, התחקירים לא יהיו שווים דבר ואותם הטעויות יחזרו עלעצמן !

 


 

כיצד לנהוג במפעילי מתקן שפעלו בניגוד לנהלים וכתוצאה מכך נגרם נזק:


תיאור מקרה זה הינו מורכב כאשר יכולות להיות לכלאדם עמדות שונות לגביו. לפי דעתי, דבר ראשון אין להעניש את המפעילים אלא שיש לבצע תחקירמעמיק ויסודי אודות מה קרה ובנוסף להפיק לקחים על מנת למנוע מצב כזה בעתיד.

עונשים בעיניי הינה דרך לא יעילה להפקת לקחיםוניהול ארגוני שכן עונש גורם לבושה והסתרה של הנעשה בקרה עובדים אחרים, דבר אשרמונע את הפקת הלקחים ולמידה מטעויות של אחרים.

המפעילים לא יחסו לגלאי חשיבות רבה היות והיו לוהתראות שווא וראו בו כמטרד לעבודתם השוטפת ולכן , מעצם זה שלקחו את ההחלטה לנתקאותו, פעלו בעבודה רשלנית שככה"נ ניתן להסיק מכך שאם העובדים עשו זאת על דעתעצמם, שאין להם סדר פעולות ונהלים ברורים שכן אם היו נהלים ברורים כמו למשל שישלקבל אישור מנהל לפני כיבוי הגלאי, דבר זה יכל לא לקרות.

על כן, לפי דעתי יש ליצור נהלים ברורים ואף לחדדנהלים קיימים וזאת על מנת שדברים כאלו או דומים להם לא יקרו בעתיד. 

 

 

.

0 תגובות
פוסט מספר 1
03/11/2018 18:25
Shir
Linkedin, keep, onenote

האם חשבון הלינקדאין שייך לעובד או למעסיק?

המקרה בסיפורו של סיגל מהווה סיטואציה מורכבת שכן,פרופיל הלינקדאין של סיגל הינו פרופיל אישי ועסקי יחד ולכן החברה מייחסתלסיגל את מעשה "הגניבה" היות וטוענת כי כמות המחוברים שיש לה הם מעצםתפקידה בחברה.

כאשר מסתכלים על כרטיסלינקדאין ניתן לראות שהוא מורכב מ-2 חלקים:

1.     פרופיל המשתמש – המכיל תמונה,שם המשתמש וקורות חייו.

2.     קשרים – חיבורים עםמשתמשים אחרים. הקשרים עשויים להיות הן אישיים בלי כל קשר לעבודה או לחברה והןעסקיים אשר אכן קשורים לחברה ולתפקיד של המשתמש.

 

לפי דעתי יש לבחון כלמקרה לגופו אך במקרה של סיגל, אני מצדדת בצד שלה – הצד של העובד.

אין ספק שחשבוןהלינקדאין של סיגל שייך לה שכן הפרופיל אשר עומד מאחורי חשבון זה, זהו הפרופילשלה, יחד עם התמונה שלה וסביר להניח שעוד פתחה אותו לפני עבודתה במקום זה. כמו כן,החברה לא תוכל להשתמש בפרופיל הלינקדאין של סיגל בין כה וכה מכיוון שזוהי תהיההתחזות ולכן תשתמש רק בקשרים שיצרה. בנוסף לכך, זה בהחלט נכון שהחברה השקיעה עלסיגל בעשרות וקורסים שונים של לינקדאין אך סיגל שירתה נאמנה את החברה הזו מספרשנים באופן מכובד והחזירה להם את ההשקעה ולמעשה הדבר עשוי להיות נכון עבור כל עובד שעבר הכשרה מטעם החברה ואח"כ עוזב לאחר הידע שרכש. אין ספק כי על החברה לקחת בחשבון שזהו אחדמהסיכונים שלה כל כן, צריכה לפעול לשימור עובדיה ככל הניתן.

 

חשוב לזכור כפי שציינתיקודם לכן, שכרטיס הלינקדאין מחולק לשני חלקים – פרופיל אישי וקשרים אשר ביניהם קיימתהפרדה ולכן על מנת להשיג את המיטב ל-2 הצדדים (העובד והמעסיק) ישנה האופציה לשמוראת כל הקשרים העסקיים של סיגל טרם עזיבתה ע"י הורדה לקובץ אקסל חיצוני ובכך להעביראותם למגייסת הבאה בחברה על מנת שתוכל להמשיך את עבודתה ולהתחיל את עבודתה מאותה הנקודה.

בכך החברה לא תאבד קשריםחשובים וגם פרופיל הלינקדאין של סיגל לא ילקח ממנה.

 

 

כלים שכדאי לאמץ ולהשתמש:

במפגש הוצגו כלים רביםאך מה שהיה ועוד יהיה הכי שימושי עבורי הוא אפליקציית google keep.אפליקציה זו מציגה רשימה שיתופית שמתעדכנת בזמן אמת אצל כל המשתתפים ויכולה להיותשימושית לצרכים שונים כמו לדוגמא רשימת קניות. קורה המון פעמים שנזכרים במהלך היוםבמשהו שרוצים לקנות בסופר אבל כאשר מגיעים לסופר או עד שכותבים את זה שוכחים ולכןאפליקציה זו אשר ניתן לפתוח אותה בכל סמארטפון מאפשרת לכל אחד מבני המשפחה להוסיףפריט מסוים אל רשימת הקניות בכל רגע. שימושים נוספים הם בכתיבת מטלות, נושאיםבפגישה וכו'.
אפליקציה נוספת שהכרתי היא
onenote בה ניתן ליצור ספריות ולשמר ידע. אני הכרתיאותה בצורה של שימור ידע לבאים אחריי שתפקיד כלשהו שעשיתי בחיי אך בשיעור נחשפתילאופן שונה והמלצה של שימוש באפליקציה לסידור מאמרים וסיכומם בשלב סקירת הספרות - משהו שבהחלט אשתמש בו.

0 תגובות